Aufgaben:
Organisation, Koordination und inhaltliche Vorbereitung von Terminen sowie internen Besprechungen (z. B. Jour Fixe, Projektmeetings, Teamseminare) | Koordination organisatorischer und administrativer Abläufe innerhalb der Architekturabteilung | Kommunikation mit Projektpartnern, Bauherren und externen Dienstleistern | Vorbereitung von Präsentationen, Besprechungen und internen Abstimmungen | Pflege von Projekt- und Ressourcentabellen | Unterstützung bei Projekt- und Honorarkalkulationen | Vorbereitung und Prüfung von Vertragsunterlagen | Erstellung und Abwicklung von Beauftragungen, Zusatzaufträgen und Nachträgen | Administrative Unterstützung bei Wettbewerben und VGV-Verfahren | Kapazitäts- und Personalplanung der Architekturabteilung | Koordination der Urlaubsplanung | Administrative Betreuung von Praktikant:innen | Unterstützung bei organisatorischen Abläufen innerhalb des Teams

Voraussetzungen:
Kaufmännische Ausbildung, Studium im Bereich Organisation/Management oder Studium im Bereich Architektur, Design oder Gestaltung | Erfahrung im Office-Management, in der Projektorganisation oder im administrativen Umfeld von Planungs- oder Kreativbüros | Alternativ: Architekt:innen oder Gestalter:innen mit Interesse an organisatorischen und koordinierenden Aufgaben im Projektumfeld | Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise | Hohe Selbstständigkeit sowie Fähigkeit, Aufgaben eigenverantwortlich zu priorisieren und zu steuern | Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein | Professionell-freundlicher Umgang mit Kunden, Projektpartnern und Kolleg:innen | Sicherer Umgang mit MS Office sowie Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten | Gute Englischkenntnisse für die tägliche Kommunikation im internationalen Projektumfeld | Belastbarkeit und Stressresistenz | Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen